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メール
outlookのアドレス帳にたくさん表示される
[ツール]-[オプション]を選択し、[連絡先フォルダーから開始する]にチェックを入れて、[OK]をクリックする。
複数台でメールを読み書きしている場合,1台で開封すると他でも既読になる
「複数台でメールを読み書きしている場合,以前は1台でメールを開封しても他のパソコンでは既読にならなかったのに,新メールシステムでは全て既読表示される.」
回答:
Microsoft 365のメールサービスでは,POP ではなく,Exchange又はIMAP というプロトコルの使用を推奨しています.
確かに,これまで POP で利用されてきた方には,使い勝手が変わり,最初はとまどうかもしれません.しかし,Exchange又はIMAP は POP に比べて,以下のような利点があります.
- 全てのメールをメールサーバ上に保存したまま管理します.
- 複数端末からのメール状態(未読・既読・返信済等)を全てメールサーバ上で一元管理します.
- 利用した新メールシステムではセキュリティ対策も向上しています.
これまで POP をお使いでしたので,Exchange又はIMAP の仕様にとまどっているかもしれませんが,POP はメールの状態をローカルのパソコンにダウンロードした状態で管理しますので,複数台でメールを管理している場合,ある1台でメールを読んだとしても,別のバソコンでは,そのメールを読んだかどうかが同期されません.また,返信を書いたかどうかもわかりません.
複数台でメールの管理をされる場合は,Exchange又はIMAPは特に利便性が高いと思います.
「Exchange又はIMAP は複数端末からのメール状態(未読・既読・返信済等)を全てメールサーバ上で一元管理する」ということをご理解いただければ,Exchange又はIMAPで快適にメール管理できると思いますが,いかがでしょうか?
しかし,どうしても昔の POP を使いたいという利用者のために,センターではサポートしませんが,POP による接続も可能になっています.利用者ご自身での設定となりますが,以下のリンクにあるサーバ設定を参考にしていただきますよう,お願いします.
Office 365 のメールアドレスに届いたメールに返信しようとすると,返信アドレス選択のメッセージが出る
Office 365 (Outlook Web App) で「歯車」>「オプション」>「アカウント」>「接続されているアカウント」で転送設定をしている場合,Office 365 のメールボックスに送られたメールには,ヘッダに Resent-From: がつきます.
そのため,このメールに返信する際,(Becky! などの)一部のメールソフトでは,
これは,転送メッセージです.
どちらのアドレスに返信するかを選択してください.
・Resent-From: のアドレス
・From: のアドレス
・両方
などのような「返信アドレス選択メッセージ」が出る場合があります.(Thunderbird では,Resent-From: があっても,From: アドレスに返信されるので,このような「返信アドレス選択メッセージ」は出ません.)
メール返信のたびに,この「返信アドレス選択メッセージ」が表示されて煩わしい場合,改善策としては以下があります.
- Office 365 の転送設定をやめる.(Resent-From: ヘッダがつかなくなります.)
- 転送設定を維持したい場合は,メールソフトを(Becky! 等以外のもの,例えば Thunderbird 等に)変える.
- Becky! 以外のメールソフトは使いたくない,しかし,Office 365 に来たメールを Gmail で集約して読み書きしたい場合は…
Office 365 で転送設定を行うのではなく,Gmail の「設定」>「アカウントとインポート」>「POP3 を使用して他のアカウントのメッセージを確認」から下記の設定例に従って,自分の POP3 メール アカウントを追加して下さい.
Office 365 に転送設定を入れるのではなく,Gmail から取りにいかせる設定を入れるということです.
メールデータのバックアップ
Hiroin IDが削除されると新しいメールは届かなくなり、古いメールも閲覧できなくなります。Web版のOffice 365にもアクセスできなくなります。古いメールを閲覧したい場合は、Hiroin IDが削除される前に以下を参考にパソコンにメールを取り込んでください。
信頼できる差出人からのメールが迷惑メールと誤判定されないようにするには?
信頼できる差出人からのメールが迷惑メールと誤判定され,受信トレイから迷惑メールフォルダに移動させられてしまい,「大事なメールが届いていない!」というご相談を受けることがあります.
迷惑メールと誤判定されることを防止するには,以下のように信頼できる差出人を登録して,迷惑メールフォルダに移動しないように設定してください.
Outlook Web App の「オプション」>「メール」>「アカウント」の「許可/拒否」
https://outlook.office.com/owa/?path=/options/blocksenders
から,「信頼できる差出人と宛先のリスト」にメールアドレスを追加し,「保存」します.
また,弘大メールアドレス(@hirosaki-u.ac.jp)はここでは追加できないようですので,「連絡先からのメールを信頼する」にチェックして,Outlook Web App の「連絡先」
https://outlook.office.com/owa/?path=/people
の「個人用の連絡先」にメールアドレスを追加します.
一斉送信メールを別のフォルダーに整理したい
受信トレイが一斉送信メールでいっぱいになって煩わしい,なんとかしたいという場合。
件名が「(一斉送信)」から始まるメールを,自動で受信トレイから別のフォルダーに整理する例を以下に示します.
- Office 365 の Outlook で,「フォルダー」の右の「+」をクリックして,フォルダーを新規作成します.以下の例では,「一斉送信されたメール」という名前のフォルダーを作成しています.
- Office 365 の「設定」(歯車のマーク)から「アプリの設定」>「メール」を選択.
- 「受信トレイと一括処理ルール」で「+」をクリック.
- 以下の例にならって,件名に(一斉送信)という単語が含まれている場合,メッセージを「一斉送信されたメール」フォルダーに移動する,というルールを作成します.
- このルールを作成しオンにすると,それ以降はこのルールによって,件名に(一斉送信)がつくメールは自動的に「一斉送信されたメール」フォルダーに移動され,受信トレイが一斉送信メールでいっぱいになって煩わしいということがなくなります.
海外出張中にメール(多要素認証)を利用したい
「アプリ認証」はWi-Fiや現地のSIMに交換した場合であっても利用できます。ネット接続できない環境の場合は、下記手順で「確認コード(6桁の数字)」で認証してご利用ください。
- 認証画面で「別の方法でサインイン」をクリックします
- 「モバイルアプリの確認コードを使用します」をクリックします
- Authenticator アプリを開いて確認コード(6桁の数字)を確認します
- 確認コード(6桁の数字)を入力して[検証]をクリックする
スマートフォンの機種変更
電話番号を引き継いでスマートフォンの機種変更を行った場合の設定手順です。スマートフォンにはあらかじめ「Microsoft Authenticator」をインストールしておいてください。
- App Store(iOS)
- Google Play(Android)
- サインインします
アカウントにサインイン - [Microsoft Authenticator アプリを現在使用できません]
(このウインドウが表示されずにサインインできた場合は5番に飛ぶ) - IDを確認する方法を選択する
- 携帯電話のSMSを確認してコードを入力する
- [アカウントを表示]
- [セキュリティ情報]
- 2の認証画面が表示された場合は、2~4を実行する
- 旧スマートフォンの情報を[削除]
- [OK]
- [サインイン方法の追加]
- [認証アプリ]
- [次へ]をクリック
- [次へ]をクリック
- 新しいスマートフォンの「Microsoft Authenticator」でQRコードを読み込ませてアカウントが追加されたら、[次へ]をクリック
- 新しいスマートフォンで[承認]する
- 新しいスマートフォンで[承認]する
- [次へ]をクリック
- 「Microsoft Authenticator」が追加されました
- [設定完了]
認証方法を変更したい(電話認証 -> アプリ認証)
Office365では複数の認証方法を登録できます。「電話認証」の他に下記の手順で「アプリ認証」も登録しておくことをお勧めします。「アプリ認証」は(海外)出張先で現地のWi-FiやSIM交換した場合でも利用できます。
- 「Microsoft Authenticator」アプリをインストールします。
アプリ認証にはスマートフォンが必要です。スマートフォンでこのページを開き、Microsoft Authenticator というアプリを以下のリンクからダウンロードしてください。アプリは無料です。- App Store (iPhone)
- Google Play (android)
- パソコンでブラウザ(Firefoxやchrome)を起動しサインインします。
アカウントにサインイン - [マイ アカウント]をクリックします。
- [セキュリティとプライバシー]-[追加のセキュリティ検証]をクリックします。
- [アカウントのセキュリティに使用する電話番号を更新する]をクリックします。
- [Authenticator アプリの設定]をクリックします。
- QR コードが表示されます。
- スマートフォンで「 Microsoft Authenticator 」を起動します。
- 右上の「+」をタップします。
- 「職場または学校アカウント」を選択します。
- 先ほどの QR コードをスキャンします。
- アカウントが追加されます。
- パソコンで[次へ]をクリックします。
- スマートフォンで[承認]をタップします。
- パソコンで[アプリケーションで通知する]を選択されていることを確認します。
OutlookからメールデータをPCに保存したい
以下のページを参考にメールをデスクトップ版のOutlookからエクスポートしてPCに保存することができます。(Web版からはエクスポートすることはできません。)
Windowsの場合
電子メールをバックアップする(Microsoft サポート)
Outlookのメールをバックアップする方法
https://office-hack.com/outlook/backup-mail/
以下のページは動画の説明があります。
メールデータのバックアップをとりたいです。(Microsoft 365 from NTT Communications)
https://support.ntt.com/office365/faq/detail/pid2300000or8
Mac OSの場合
@hirosaki-u.ac.jp あてのメールがブロックされて届かない(550 5.7.606 Access denied)
@hirosaki-u.ac.jp あてのメールがブロックされて届かない場合,次のようなエラーメッセージが返されるときには,下記のページを参考に Office 365 の受信拒否リストから削除する必要があります.
550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [***.***.***.***]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions. For more information please go to http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=526655 (AS16012609)
@hirosaki-u.ac.jp あてのメールがブロックされて届かない(FBLW15)
以下は,Microsoft Office 365 Community の記事からの引用です.
Exchange Online Protection (EOP) ではスパム送信動作の疑いが見られる IP アドレスを検知し,弊社独自のブロックリストを日々更新しております.このブロックリスト上の IP アドレスからのメールの受信を EOP 上で制御することで、スパム攻撃の対策を行い、EOP をお使いのお客様のメール サーバーや Office 365 テナントを保護します.
意図せず IP アドレスがブロック リストに追加された場合には、以下のように除外の申請を行うことができます.
550 5.7.1 Service unavailable; Client host
[***.***.***.***] blocked using FBLW15
To request removal from this list please forward this message to delist@messaging.microsoft.com
のような内容を含む配信不能通知メールを,宛先 : delist@messaging.microsoft.com に転送して下さい.その際,件名や本文に,
宛先: delist@messaging.microsoft.com
件名: Please remove ***.***.***.*** from the block list
本文:
Hello,
Please remove ***.***.***.*** from the block list.
– 以下、配信不能通知メールの引用 –
のように,除外を申請する IP アドレスが記載されていることをご確認ください。